Facturas e Termos & Condições

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FacturasEasyWebshop centra-se no software de loja virtual, mas também oferece uma aplicação extensiva de faturação para os seus clientes Business.

Antes de oferecermos esta funcionalidade, verificámos que os nossos clientes tinham de criar facturas manualmente numa aplicação de escritório ou utilizar um software de faturação externo. Isto consumia muito tempo, era complicado e por vezes dispendioso.

Por isso, criámos a nossa própria aplicação de faturação para fins gerais. Esta gera facturas e envia-as por correio eletrónico automaticamente com base nos dados das encomendas recebidas. Uma vez que todos os parâmetros estejam configurados como desejado, pode e poupa muito tempo.

Faturação

Características da faturação

Os dados da fatura são preenchidos automaticamente e cada campo pode ser editado
Personalização do modelo da fatura, como adicionar fotografias de produtos e textos personalizados
A capacidade de personalizar o cálculo da fatura
Downloads de PDFs
Integração da norma UBL (Universal Business Language) para exportação para aplicações de contabilidade
A capacidade de criar facturas proforma, notas de crédito, guias de remessa e recibos
Numeração automática de facturas com função de reposição
Opção de envio de facturas por e-mail para um contabilista e aplicações de contabilidade
Descarregamento automático e envio de facturas por correio eletrónico
Multilingue (20 idiomas) e suporte UTF-8
Tamanho de papel A4 e Carta americana
Interface fácil e intuitiva

As definições de faturação podem ser encontradas em Definições > Mais opções > Facturas e impostos.

Se Facturas e impostos não for apresentado no menu, altere o nível de experiência do utilizador para Avançado, em Definições > Mais opções > Nível de experiência do utilizador.

Configurações de faturação

Fatura de exemplo
Este botão gera um exemplo de fatura numa nova janela do browser. Pode alterar as definições abaixo e clicar novamente neste botão para ver o resultado. Também pode fazer uma encomenda de teste na sua própria loja e descarregar uma fatura real em Gestão > Encomendas. Recomenda-se que faça algumas encomendas de teste; isto permite-lhe afinar as suas facturas.
Tamanho do papel
É possível gerar facturas em formato A4 e em formato Carta.
Idioma
Esta opção define o idioma da fatura. Por defeito, este é o idioma predefinido da loja virtual, mas também pode ser definido para o idioma do cliente ou para outro idioma.
Prefixo do número da fatura
Este é um prefixo fixo que será mostrado antes do número da fatura. Aconselha-se que utilize apenas letras e não caracteres numéricos. A utilização de números pode causar confusão com os números das facturas.
Número da fatura
Clique no número da fatura para obter uma visão geral dos números das facturas e das encomendas a elas ligadas. Na parte inferior desta página, encontrará um botão Repor para desligar as facturas das encomendas e começar com novos números de fatura. A reposição dos números das facturas não pode ser anulada depois de ter clicado no botão de confirmação. Terá de criar novas facturas.
Data de vencimento
Esta opção permite-lhe definir o número de dias antes de a fatura ter de ser paga.
Cor
As Facturas, Facturas pró-forma, Notas de crédito, Guias de remessa e Recibos podem ter um modelo de cor separado para os distinguir uns dos outros.
Tipo de letra
Existem 3 tipos de letra predefinidos disponíveis: Sans serif, monospace (cada carácter ocupa a mesma quantidade de espaço) e serif. A aplicação limita-se a estes tipos de letra porque estão instalados em todos os tipos de computadores e, por isso, não têm de ser adicionados aos dados do PDF. Deste modo, o tamanho do ficheiro das facturas é reduzido. Além disso, estes tipos de letra são confortáveis de ler, pelo que as facturas permanecem claras e sem caracteres confusos.
Logotipo
Este é um logótipo (ficheiro de imagem) que aparecerá no canto superior esquerdo das suas facturas.

  • Formatos de ficheiro: jpg, .jpeg, .gif, .png
  • Tamanho máximo do ficheiro: 5MB

Utilize as funções Redimensionar e Cortar para experimentar diferentes logótipos e tamanhos até obter o resultado pretendido. Também pode utilizar software de edição de imagens para aperfeiçoar ainda mais o seu logótipo. Recomendamos GIMP e Paint.NET. Por vezes, é necessário adicionar espaço em branco nos lados ou na parte superior e inferior se o logótipo for demasiado longo para caber na fatura.
Detalhes da fatura
Os dados da sua empresa serão apresentados na parte superior da fatura. Clique na ligação Atualizar para alterar os dados da sua empresa.
Cabeçalho
O cabeçalho é um texto opcional que pode ser adicionado à fatura. Este texto é exibido sob os detalhes do endereço e acima dos produtos.
Cabeçalho
O rodapé é um texto opcional que pode ser adicionado à fatura. Este texto é apresentado por baixo dos produtos e por cima do cálculo da fatura.
Pé de página 2
O segundo rodapé é um texto opcional que pode ser adicionado à fatura. Este texto é apresentado por baixo do cálculo da fatura e do montante total.
Exibir imagens de pré-visualização
Para cada produto, pode mostrar uma miniatura (imagem pequena) por baixo do código do produto. Isto só funciona se o produto puder ser encontrado na gestão de produtos. Não funciona para produtos eliminados.
Adicione uma página de termos e condições
Pode adicionar uma página com termos e condições. O texto pode ser definido em vários idiomas em Configurações > Mais opções > Termos e condições. Na secção abaixo, a definição dos termos e condições é explicada com mais pormenor.
Email da fatura
Aqui pode definir os destinos para onde enviar a fatura. Por defeito, a fatura será enviada para o seu cliente e uma cópia será enviada para si. As facturas não são guardadas no back office, mas pode guardá-las na sua caixa de correio. É possível adicionar endereços de correio eletrónico adicionais. Pode ser uma pessoa que gere a administração, um contabilista ou uma aplicação de contabilidade.

Pode adicionar a fatura em PDF como anexo ao e-mail.

Para os contabilistas e aplicações de contabilidade, pode utilizar o padrão-UBL para o processamento automático das suas facturas.

Depois de visualizar uma fatura, pode enviá-la clicando no ícone Email fatura na parte inferior do exemplo de fatura.
Acções automatizadas
Para lhe poupar tempo, pode descarregar a fatura (em formato PDF ou UBL), atribuir-lhe um número de fatura e enviá-la automaticamente por correio eletrónico ao abrir a fatura. Nesta secção, pode escolher as acções que pretende que sejam executadas automaticamente.
IVA
Aqui pode definir se os preços na sua loja são oferecidos incluindo ou excluindo o IVA. Defina esta opção apenas uma vez. Alterar esta definição é muito confuso para os seus clientes. Além disso, as facturas de encomendas anteriores serão mal calculadas porque essas encomendas foram feitas com outro método de cálculo de impostos.
Taxa de IVA
Pode definir até três taxas de imposto aqui. Por exemplo, para a Bélgica: 21%, 12% e 6%, para os Países Baixos 21%.
Não cobrar IVA fora da Europa (EEA)
Marque esta opção se não quiser que o IVA seja cobrado para encomendas com um país de faturação do cliente fora da Europa.
Não cobrar IVA a empresas estrangeiras da UE (EEA)
Isto permite-lhe assegurar que o IVA é de 0% para encomendas B2B de outro país europeu. Por exemplo, se uma empresa sueca vender um produto a uma empresa dinamarquesa, ou vice-versa. Os seus clientes precisam de um número de IVA válido para que isto funcione.
Procedimento de checkout B2B / B2C
B2B + B2C: durante, os clientes podem escolher entre Privado ou Empresarial Esta é a configuração padrão.
B2C: os seus clientes não podem introduzir um nome de empresa ou número de IVA. Isto simplifica o procedimento de checkout. Os preços dos produtos sem IVA não são apresentados na sua loja.
B2B: os seus clientes podem introduzir um nome de empresa e um número de IVA durante o checkout.
Número de IVA B2B necessário: igual ao B2B, mas o número de IVA é verificado no VAT Information Exchange System da União Europeia. Tenha em atenção que o VIES da UE tem interrupções regulares; não será possível aos seus clientes efetuar uma encomenda durante o período de inatividade do VIES.

Abrir e visualizar facturas

PDFAs facturas são geradas no formato predefinido PDF Pode abrir ficheiros .pdf com uma aplicação de leitura de PDF. Abaixo, listamos alguns leitores de PDF de código aberto recomendados:

Alteração dos números das facturas

Os números de fatura são atribuídos automaticamente a cada fatura, seguindo o número de fatura existente mais elevado. A atribuição do novo número de fatura ocorre no momento em que descarrega ou envia a fatura por e-mail.

Ao descarregar uma fatura, pode alterar o número da fatura na parte inferior da página. O próximo número de fatura começará a partir do seu último número de fatura dado. Isto permite-lhe escolher exatamente o número que é atribuído a cada fatura. É possível ignorar os números de fatura de encomendas de fora da sua loja ou criar números de fatura duplos (se assim o desejar). Uma vez que o número de fatura mais elevado é sempre utilizado para a fatura seguinte, é impossível ter números de fatura duplicados gerados automaticamente.

Como utilizador, tem sempre a liberdade de escolher os números das facturas, mas com a possível consequência de fazer asneira. Recomendamos que deixe o sistema atribuir números de fatura automaticamente. Desta forma, nunca ocorrerão lacunas e números de fatura duplicados.

Nas definições de faturação, clique no número da fatura para obter uma visão geral dos números de faturação e das encomendas a eles ligadas. Na parte inferior desta página, encontrará um botão Reset para desligar as facturas das encomendas e começar com novos números de fatura. A reposição dos números das facturas não pode ser anulada depois de ter clicado no botão de confirmação. Terá de criar novas facturas.

Termos e condições multilingues

Termos da loja virtualOs termos e condições podem ser definidos em várias línguas em Configurações > Mais opções > Termos e condições.

Se os Termos e condições não forem apresentados no menu, ajuste primeiro o nível de experiência do utilizador para Avançado, em Definições > Mais opções > Nível de experiência do utilizador.

Os termos e condições podem ser encontrados:

  • Na parte inferior do seu sítio Web, utilizando a ligação "Termos e condições", com possibilidade de impressão
  • O cliente deve aceitar os termos e condições no último passo do checkout
  • Na segunda página incluída nas suas facturas

Mantenha a apresentação dos termos e condições simples. Não há razão para usar muita marcação de texto, exceto nos parágrafos. Como esse texto é exibido em páginas HTML e documentos PDF, o layout pode ser diferente em ambas as situações.

Declaração de privacidade

A partir de 25 de maio de 2018, qualquer organização que processe ou controle informações pessoalmente identificáveis sobre residentes da UE deve implementar medidas organizacionais e técnicas rigorosas para estar em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Pode tornar a sua loja virtual compatível com o GDPR em Configurações > Mais opções > Declaração de privacidade.

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